Historia de Éxito de Clientes SAP: GALES

Situación anterior

Antes de utilizar SAP Business One como herramienta de gestión, la organización disponía de una tecnología obsoleta que se utilizaba simplemente como base de datos general de clientes, gestión documental básica, facturación y gestión económica (a posteriori) de expedientes. Este sistema había provocado que el know-how de la compañía se sustentara en la experiencia de sus empleados y en procedimientos no plasmados.

En aquel entonces, la contabilidad interna se encontraba separada de la gestión económica, lo que motivaba que los datos económicos tenían que importarse para convertirlos en datos contables mientras que la gestión de expedientes era meramente económica, incluyendo solamente líneas con pagos realizados u honorarios por servicios prestados. Éstas fueron las principales razones que impulsaron su apuesta por introducir un cambio radical en los procedimientos y procesos, con tres objetivos clave:

1. Conseguir una gestión de expedientes más eficaz, que ofreciese más información al usuario que realizaba las consultas y que, además, se adaptase más a las necesidades de la empresa.
2. Integrar la contabilidad dentro de los procesos económicos, e incluir la posibilidad de forzar contabilizaciones automáticas predefinidas desde Entregas de venta (caso especial en el sector de las asesorías y consultoras).
3. Unificar en una misma base de datos la gran diversidad de servicios prestados, totalmente independientes unos de otros.

Asesoría Gales eligió a SAP por su solidez como compañía líder, las posibilidades que ofrecía la solución SAP Business One si se compara con otros ERPs específicos para el mercado de asesorías y el deseo de diferenciación de su marca frente a otras empresas de su sector.

El proyecto

ECINSA, business partner de SAP especializado en servicios de desarrollo e implantación de software de gestión empresarial para pymes, fue la empresa que llevó a cabo la iniciativa siguiendo las etapas tradicionales de una implantación de este tipo: análisis funcional, definición del proyecto con el diseño de los circuitos funcionales, instalación e inicialización del sistema con formación a los usuarios y entrega del entorno productivo con inicio del soporte.

Con este proyecto, Asesoría Gales se ha convertido en la primera empresa de su sector en implantar y usar SAP Business One, y ha sabido modificar satisfactoriamente sus procedimientos para adecuarlos a la operatividad de SAP. Al integrar la funcionalidad que aporta el estándar de SAP y la específica en la que Gales desarrolla su negocio, Ecinsa ha desarrollado una solución vertical basada en SAP Business One para el sector de asesorías y gestorías.

La implantación del sistema de gestión SAP, que se ejecuta actualmente sobre sistema operativo Microsoft Windows Server 2008 y base de datos Microsoft SQL, ha introducido un cambio radical en los procedimientos y la forma de gestionar la documentación de todos los departamentos a excepción del de Correduría de Seguros, que utiliza una base de datos y un software propio de seguros por la complejidad y especialidad del servicio prestado.

La empresa ha pasado de una gestión documental física a una gestión documental totalmente automatizada, reduciendo considerablemente el espacio utilizado para el almacenamiento de documentación, y ha conseguido un mayor control de la documentación interna, un proceso clave ya que maneja gran cantidad de información y documentos de sus clientes, que tiene que devolver y conocer su ubicación en todo momento.

Sin duda, un proceso clave para el sector de asesorías es la gestión de expedientes. Con su automatización, el personal de Asesoría Gales conoce en todo momento el estado en el que se encuentra cada uno, ya sean referidos a la Seguridad Social, Hacienda o jurídicos, lo que evita desplazamientos y agiliza y mejora la gestión y control. Además, disponen de acceso tanto a todos los documentos relativos a un expediente como a los gastos que se han generado en el mismo.

La empresa ha mejorado también el control de clientes con la creación de Contrato de Servicios desde SAP, que le permiten conocer exactamente el número de clientes, qué servicios tiene contratados, desde cuándo, y los expedientes tramitados englobados en los servicios que mantiene.

Además, ha mejorado los procesos de compras, que ahora son automáticos frente a un procedimiento que antes era totalmente manual, y controla las comunicaciones con los clientes a través del módulo CRM que incluye la solución.